ß Hệ thống kế toán gồm các nghiệp vụ khác nhau.
ß Các phát sinh kế toán được ghi nhận bởi các chứng từ kế toán.
ß Mỗi phát sinh có thể liên quan đến một hoặc nhiều nghiệp vụ kế toán và có thể có một hoặc nhiều chứng từ kế toán kèm theo.
ß Một chứng từ kế toán có thể liên đến một hoặc nhiều nghiệp vụ kế toán và trong trường hợp cuối một chứng từ kế toán có thể được luân chuyển qua nghiệp vụ khác nhau.
ß Chứng từ kế toán là thông tin đầu vào của toàn bộ hệ thống kế toán. Vì vậy việc xác định rõ các thông tin cần thiết của từng loại chứng từ kế toán và quy trình luân chuyển của nó là hết sức quan trọng.
Chứng từ trùng và vấn đề khử chứng từ trùng của kế toán trên máy.
Trong nhiều trường hợp một nghiệp vụ kế toán phát sinh có thể 02 chứng từ ban đầu với sơ đồ hạch toán nợ có trùng nhau nhưng chúng lại chứa các thông tin khác nhau về nghiệp vụ phát sinh và thông thường do hai kế toán viên khác nhau theo dõi. Dưới đây là một số nghiệp vụ thường gặp:
Nghiệp vụ nộp tiền mặt vào ngân hàng có phiếu chi tiền mặt và giấy báo có của ngân hàng. Phần này chương trình đã tự động khử trùng
Nghiệp vụ rút tiền từ ngân hàng nhập quỹ có giấy báo nợ của ngân hàng và phiếu thu tiền mặt. Phần này chương trình đã tự động khử trùng
Nghiệp vụ mua vật tư, hàng hoá trả bằng tiền mặt có phiếu chi tiền mặt và phiếu nhập vật tư, hàng hoá. Phần này chương trình đã tự động khử trùng
Nghiệp vụ bán hàng thu ngay bằng tiền mặt có hoá đơn bán hàng và phiếu thu tiền mặt. Phần này chương trình đã tự động khử trùng
Nghiệp vụ chuyển tiền từ ngân hàng A sang ngân hàng B có giấy báo nợ của ngân hàng A và giấy báo có của ngân hàng B. Phần này chương trình đã tự động khử trùng.
Cập nhật hoá đơn cung cấp dịch vụ cho khách hàng
Đối với các hoá đơn cung cấp dịch vụ cho khách hàng như tiền vận chuyển, bốc xếp, tiền ủy thác xuất nhập khẩu, dịch vụ tư vấn,… thì ta cập nhật như một hoá đơn bán hàng bình thường. Điều đặc biệt ở đây là phải khai báo thêm danh điểm dịch vụ trong danh mục nguồn lực với thuộc tính Là dịch vụ(được chọn). Trong một số trường hợp có thể dùng chứng từ Khác để cập nhật các hoá đơn dịch vụ.