Các việc cần làm khi thiết lập hệ thống

Hướng dẫn Các việc cần làm khi thiết lập hệ thống.

– Xác định rõ các yêu cầu của quản lý đặt ra. Tập hợp đầy đủ các báo cáo cần thiết phục vụ cho quản lý.

– Nắm rõ về tổ chức thông tin, quy trình xử lý số liệu và các khả năng về khai thác thông tin của phần mềm kế toán định áp dụng.

– Xây dựng hệ thống tài khoản.

– Xây dựng quy định về các sơ đồ hạch toán cho phát sinh xảy ra thường xuyên cũng như cho các phát sinh đặc biệt.

– Xây dựng quy định về quy trình luân chuyển chứng từ.

– Xây dựng quy định về chế độ nộp các báo cáo theo yêu cầu.

– Tổ chức phân công công việc cho từng nhân viên của phòng kế toán.

– Xây dựng quy trình cập nhật và xử lý thông tin cho từng nghiệp vụ và cho từng người cụ thể.

– Lên bảng số dư đầu kỳ của các tài khoản.

– Lên danh sách các khánh hàng có số dư công nợ và các khách hàng thường hay có giao dịch

(Trong một công ty có các đơn vị hạch toán phụ thuộc, báo cáo sổ sách và mã khách hàng phải thống nhất trong toàn Công ty)

– Xây dựng bộ mã hoá các khách hàng để tiện lợi cho việc sử dụng, xử lý và khai thác số liệu, lên các báo cáo theo yêu cầu.

– Lên danh sách số dư công nợ của từng khách hàng.

– Xây dựng bộ mã hoá các kho vật tư, hàng hoá để tiện lợi cho việc sử dụng, xử lý và khai thác số liệu, lên các báo cáo theo yêu cầu.

– Lên danh sách các kho hàng, kho vật tư và kho thành phẩm.

– Lên danh sách các vật tư còn tồn kho và các vật tư thường xuyên phát sinh.

– Phân chia danh sách vật tư, hàng hóa thành các nhóm và xây dựng bộ mã hoá danh điểm vật tư để tiện lợi cho việc sử dụng, xử lý và khai thác số liệu, lên các báo cáo theo yêu cầu.

– Lên danh sách tồn kho vật tư (số lượng và giá trị) cho từng kho.

– Lên danh sách các nhóm người sử dụng, phân quyền truy nhập các chức năng cho từng nhóm người sử dụng.

– Lên danh sách từng người sử dụng, phân người sử dụng theo các nhóm người sử dụng.