Chức năng
Lập chứng từ kết chuyển cuối kỳ để xác định kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh như: kết chuyển doanh thu, kết chuyển chi phí và kết chuyển lỗ lãi.
Menu thực hiện: “Kế toán tổng hợp / Kết chuyển tự động”
Video hướng dẫn thực hiện các bút toán kết chuyển tự động trên phần mềm CNS
Giải thích về thông tin cập nhật
Khi làm việc trên phần náy màn hình giao diện cũng gồm hai bảng như phần phân bổ.
Bảng trên: Thể hiện thông tin các bút toán: số thứ tự thực hiện, tên bút toán, loại bút toán,… Bảng dưới: Là các định nghĩa chi tiết theo điều kiện lọc dữ liệu kết chuyển.
|
TK nguồn |
Tài khoản xác định số dư kết chuyển |
|
TK Đích |
Là tài khoản được chuyển số dư từ tài khoản nguồn, tài khoản đích luôn phải là tài khoản cấp chi tiết nhất: Sản phẩm, Khoản mục, Vụ việc (Khi có xử lý chi tiết thì phải chọn vào các mục ĐN.SP hoặc ĐN.KM hay ĐN.VV) |
|
Chiều kết chuyển |
Xác định kết chuyển từ số dư nợ tài khoản nguồn sang số dư có tài khoản đích(được chọn) và ngược lại không chọn thuộc tính này phần mềm sẽ kết chuyển số dư có tài khoản ngồn sang số dư nợ tài khoản đích. Nói cách khác: chiều kết chuyển được chọn khi tài khoản ngồn có bản chất số dư nợ và ngược lại không chọn khi tài khoản nguồn có bản chất dư có |
|
Tự động |
Thuộc tính này xác định bút toán tự động hạch toán số dư cuối cho hết số dư tài khoản nguồn mà không phụ thuộc chiều kết chuyển. Thuộc tính này thường chỉ dùng cho bút toán hạch toán lãi lỗ (kết chuyển lãi lỗ) |
|
G.SP |
Thuộc tính này nhằm gộp chi chi tiết phát sinh theo mã sản phẩm chi tiết trước khi kết chuyển |
|
G.KM/G.VV |
G.KM (nhóm theo khoản mục) và G.VV(nhóm theo vụ việc): Tương tự như thuộc tính G.SP |
|
Vụ việc/G.VV |
Tương tự như thuộc tính Khoản mục và G.KM |
|
ĐN.SP |
Thuộc tính xác định chỉ kết chuyển số dư tài khoản theo các sản phẩm do người sử dụng định nghĩa ở danh sách bên dưới |
|
ĐN.KM |
Thuộc tính xác định chỉ kết chuyển số dư tài khoản theo các khoản mục do người sử dụng định nghĩa ở danh sách bên dưới |
|
ĐN.VV |
Thuộc tính xác định chỉ kết chuyển số dư tài khoản theo các vụ việc do người sử dụng định nghĩa ở danh sách bên dưới |
|
-ĐN |
Thuộc tính này để xác định ngược lại định nghĩa trên nghĩa là khi định nghĩa 3 mã khoản mục chi tiết mà có chọn –ĐN thì phần mềm sẽ lấy các phát sinh không liên quan 3 khoản mục trong định nghĩa chi tiết để kết chuyển |
|
|
Các thuộc tính ĐN.SP, ĐN.KM, ĐN.VV có thể sử dụng song song |
Các bước thực hiện:
Bước 1: Đánh dấu Chọn các bút toán cần phân bổ.
Bước 2: Chọn khoảng thời gian tổng hợp số liệu: [Từ ngày] và [Đến ngày]
Bước 3: Nhấn nút [Kết chuyển]
Lưu ý: phần mềm lấy ngày chứng từ kế toán là ngày cuối cùng trong khoảng thời gian tổng hợp [Đến ngày]
M Chú ý:
Trường hợp trên là kết chuyển tự động, tức là máy sẽ tự động kết chuyển các tài khoản với các Sản phẩm tương ứng. Như vậy kết chuyển tự động sẽ kết chuyển hết phát sinh, và các tài khoản chi phí, doanh thu sẽ không còn số dư.
Nhưng cũng có trường hợp không thể kết chuyển hết phát sinh. Ví dụ tài khoản 154 (chi phí sản xuất kinh doanh dở dang). Trong trường hợp tài khoản 154:01 chi phí SXKD dở dang của công trình Cầu treo Thanh Nam có phát sinh nợ là: 1 tỷ, nhưng đến cuối kỳ chủ đầu tư mới chỉ thanh toán giai đoạn 1 là 700 triệu đồng. Như vậy ta không thể kết chuyển hết số phát sinh trong kỳ của 154:01 sang tài khoản giá vốn 632:01 được, như vậy sẽ bị lỗ, mà phải căn cư vào khối lượng thanh toán mà kết chuyển. Điều đó cho thấy trong trường hợp này bạn không thể dùng kết chuyển tự động để kết chuyển bút toán giá vốn, mà phải tự kết chuyển bằng tay, sử dụng chứng từ nghiệp vụ khác trong menu Kế toán \ Chứng từ khác. Khi vào chứng từ nghiệp vụ khác bạn vẫn định khoản nợ – có như bình thường.
Ví dụ: ghi Nợ TK 632 Công trình: 01 Cầu treo Thanh Nam
Có TK 154 Công trình: 01 Cầu treo Thanh Nam
Số tiền: 600.000.000 đ
Diễn giải: Kết chuyển chi phí SXKD dở dang 154:01 –> 632:01