Chức năng
Cuối tháng có một sổ bút toán cần phân bổ vào các tài khoản chi phí ví dụ như chi chờ kết chuyển (142), hao mòn tài sản cố định (214). Người dùng có thể phân bổ khai báo danh mục phân bổ để có thể phân bổ tự động (phần này máy tự thực hiện), hoặc tự làm phiếu phân bổ (phần này sẽ do người dùng tự cập nhật bằng tay).
Ví dụ phân bổ từ tài khoản nguồn 642 sang tài khoản đích 911 cho từng công trình sản phẩm. Như vậy ở đây ta thấy rõ khi tập hợp chi phí vào 642 chưa biết chi phí quản lý của từng công trình sản phẩm hay khoản mục vụ việc là bao nhiêu, do vậy đến cuối kỳ chúng ta mới tiến hành phân bổ sang tài khoản 911 cho từng công trình sản phẩm, khoản mục, vụ việc căn cứ vào các chỉ tiêu đã khai báo trong bút toán phân bổ.
Giữa phân bổ và kết chuyển ta thấy có sự khác nhau, đó là phân bổ thì tài khoản nguồn chỉ có một, nhưng tài khoản đích thì có nhiều, nói nôm na là từ một tài khoản sang nhiều tài khoản. Còn kết chuyển là từ một tài khoản sang một tài khoản, tức là phải kết chuyển tương ứng, ví dụ: kết chuyển 621 công trình, sản phẩm A phải được kết chuyển sang 154 công trình, sản phẩn A…
Menu thực hiện:“Kế toán tổng hợp \Phân bổ chi phí tự động ”
Video hướng dẫn thực hiện các bút toán phân bổ tự động trên phần mềm CNS
Giải thích về thông tin cập nhật
Trên màn hình xuất hiện hai bảng.
Bảng trên: là danh sách các bút toán phân bổ.
Bảng bên dưới: là các định nghĩa chi tiết khi người sử dụng xác định được các tiêu chí tính tỷ lệ như: theo tài khoản danh thu, theo mã sản phẩm.
|
TK nguồn |
Tài khoản xác định chi phí cần phân bổ |
|
Lấy dư cuối |
Xác định số dư cuối của tài khoản nguồn: Các phát sinh <=[Đến ngày], nếu không chọn phần mềm chỉ tổng hợp chi phí tài khoản nguồn trong khoản thời gian [Từ ngày] và [Đến ngày] |
|
Sản phẩm |
Thuộc tính này nhằm lọc dữ liệu nguồn theo mã sản phẩm mà người sử dụng quy ước (Mã này dùng để hạch toán chi phí chung cho từng nhóm sản phẩm) |
|
G.SP |
Thuộc tính này nhằm gộp chi phí cho nhiều mã sản phẩm chi tiết trước khi phân bổ |
|
Khoản mục |
Thuộc tính này nhằm lọc dữ liệu nguồn theo mã khoản mục phí mà người sử dụng quy ước (Mã này dùng để xác định nhóm chi phí chung sau này bóc riên khoản này để phân bổ) |
|
G.KM |
Thuộc tính này nhằm gộp chi phí cho nhiều mã sản phẩm chi tiết trước khi phân bổ |
|
Vụ việc/G.VV |
Tương tự như thuộc tính Khoản mục và G.KM |
|
TK Đích |
Là tài khoản được chuyển số dư từ tài khoản nguồn, chỉ sử dụng khi tài khoản đích là một tài khoản nhưng các chi phí được phân bổ theo nhiều thuộc tính như: Sản phẩm, Khoản mục, Vụ việc (Khi có xử lý chi tiết thì phải chọn vào các mục ĐN.SP hoặc ĐN.KM hay ĐN.VV) |
|
TK X.định CTPB |
Là tài khoản xác định chi tiết tính ra tỷ lệ phân bổ cho từng sản phẩm, công trình (chỉ sử dụng khi phân bổ cho công trình hoặc sản phẩm) |
|
Là TK Nợ/ Bù trừ PS |
Thuộc tính xác định cách tính chi tiết tỷ lệ phân bổ: – Nếu là TK Nợ và Bù trừ PS: chương trình sẽ tính tỷ lệ theo Tổng phát sinh nợ – Tổng phát sinh có – Nếu là TK Nợ và không Bù trừ PS: chương trình sẽ tính tỷ lệ theo Tổng phát sinh nợ – Nếu không là TK Nợ và Bù trừ PS: chương trình sẽ tính tỷ lệ theo Tổng phát sinh có – Tổng phát sinh nợ – Nếu không là TK Nợ và không Bù trừ PS: chương trình sẽ tính tỷ lệ theo Tổng phát sinh có |
|
Nhóm SP(PB) |
Nhóm sản phẩm phân bổ: là mã nhóm sản phẩm mà chương trình sẽ xác định tỷ lệ phân bổ và hạch toán chi tiết theo các sản phẩm có trong nhóm sản phẩm này (chỉ sử dụng khi phân bổ công trình sản phẩm và không có định nghĩa chi tiết) |
|
ĐN.TK |
Thuộc tính xác định các tài khoản do người sử dụng định nghĩa ở danh sách bên dưới để tính ra tỷ lệ phân bổ |
|
ĐN.SP |
Thuộc tính xác định các sản phẩm do người sử dụng định nghĩa ở danh sách bên dưới để tính ra tỷ lệ phân bổ |
|
ĐN.KM |
Thuộc tính xác định các khoản mục do người sử dụng định nghĩa ở danh sách bên dưới để tính ra tỷ lệ phân bổ |
|
ĐN.VV |
Thuộc tính xác định các vụ việc do người sử dụng định nghĩa ở danh sách bên dưới để tính ra tỷ lệ phân bổ |
|
-ĐN |
Thuộc tính này để xác định ngược lại định nghĩa trên nghĩa là khi định nghĩa 3 mã sản phẩm chi tiết mà có chọn –ĐN thì phần mềm sẽ lấy các mã sản phẩm khác 3 sản phẩm trong định nghĩa chi tiết để tính tỷ lệ |
|
|
Các thuộc tính ĐN.SP, ĐN.KM, ĐN.VV có thể sử dụng song song |
Các bước thực hiện:
Bước 1: Đánh dấu Chọn các bút toán cần phân bổ.
Bước 2: Chọn khoảng thời gian tổng hợp số liệu: [Từ ngày] và [Đến ngày]
Bước 3: Nhấn nút [Phân bổ]
Lưu ý: phần mềm lấy ngày chứng từ kế toán là ngày cuối cùng trong khoảng thời gian tổng hợp [Đến ngày]