Hướng dẫn “Tổ chức các thông tin trong phần mềm”.
– Các đối tượng công nợ (người mua, người bán, tạm ứng, phải thu, phải trả, các đối tượng cho vay,…) được theo dõi bằng trường thuộc tính “Khách hàng”.
– Các loại tiền ngoại tệ được theo dõi bằng cách mở các tiểu khoản của các tài khoản tương ứng.
– Mỗi tài khoản được mở tại các ngân hàng được theo dõi bằng cách mở các tiểu khoản của các tài khoản tương ứng. Nên mở cho mỗi tài khoản tại ngân hàng một tiểu khoản để tiện đối chiếu với các sổ phụ của các ngân hàng. Đối với các tài khoản tiền gửi ngân hàng các tiểu khoản chi tiết nên mở theo trình tự sau: Tài khoản (kế toán) tiền gửi ngân hàng -> Loại tiền -> Ngân hàng -> Tài khoản (của ngân hàng) mở tại ngân hàng. Ngoài ra cũng có thể mở các tiểu khoản chi tiết theo trình tự sau: Tài khoản (kế toán) tiền gửi ngân hàng -> Ngân hàng ->Loại tiền -> Tài khoản (của ngân) mở tại ngân hàng.
– Đối với các tài khoản thanh toán nội bộ thì cho từng đơn vị mở một tiểu khoản tương ứng.
– Đối với tài khoản chi phí trả trước có thể chia thêm các tiểu khoản hoặc quy ước mã khoản mục trong danh mục Khoản mục để phân nhóm các loại chi phí trả trước, ví dụ: Công cụ lao động, Lãi vay, Bảo hiểm,…
– Đối với tài khoản nguyên liệu, vật liệu có thể thêm các tiểu khoản theo phân nhóm các loại nguyên vật liệu theo tính chất sử dụng, ví dụ: Nguyên liệu chính, vật liệu phụ, nhiên liệu,…
– Đối với tài khoản XDCB dở dang (154) có thể mở các tiểu khoản để theo dõi việc tập hợp chi phí dở dang theo các phân xưởng sản xuất, tổ, đội, công trình, sản phẩm. Trình tự mở các tài khoản chi tiết có thể như sau: Tài khoản sản phẩm dở dang -> Phân xưởng sản xuất, Tổ, đội –> công trình, sản phẩm.
– Đối với các tài khoản tiền vay phải chia thành 02 tiểu khoản là “Vay ngân hàng” và “Vay các đối tượng khác”. Đối với Tiểu khoản “Vay ngân hàng” thì lại chia nhỏ thành “Vay NH tiền VNĐ” và “Vay NH tiền ngoại tệ” và tiếp theo là chi tiết cho từng ngân hàng và từng loại ngoại tệ. Đối với Tiểu khoản “Vay các đối tượng khác” thì từng đối tượng cho vay được xem như là đối tượng công nợ phải trả và trong chương trình được theo dõi bằng trường “khách hàng”. Để tiện theo dõi trên máy thì phương án tốt nhất là với mỗi khế ước vay mở một tiểu khoản riêng.
– Đối với các tài khoản giá vốn hàng bán và doanh thu bán hàng có thể mở các tiểu khoản để theo dõi các loại hình kinh doanh hoặc các nhóm hàng kinh doanh và các bộ phận kinh doanh khác nhau. Trình tự mở các tài khoản chi tiết có thể như sau: Tài khoản giá vốn và doanh thu bán hàng -> Loại hình kinh doanh -> Bộ phận kinh doanh. Ngoài ra cũng có thể mở các tiểu khoản chi tiết theo trình tự sau: Tài khoản giá vốn và doanh thu bán hàng –> Bộ phận kinh doanh -> Loại hình kinh doanh.
– Đối với các tài khoản tập hợp chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp có thể mở các tiểu khoản để theo dõi việc tập hợp chi phí theo các bộ phận kinh doanh và các loại hình kinh doanh. Trình tự mở các tài khoản chi tiết có thể như sau: Tài khoản tập hợp chi phí bán hàng
và chi phí quản lý -> Loại hình kinh doanh -> Bộ phận kinh doanh. Ngoài ra cũng có thể mở các tiểu khoản chi tiết theo trình tự sau: Tài khoản tập hợp chi phí bán hàng và chi phí quản lý -> Bộ phận kinh doanh -> Loại hình kinh doanh.
– Các công trình, sản phẩm được theo dõi bằng thuộc tính “Sản phẩm”
– Các khoản mục chi phí bằng tiền của các tài khoản tập hợp chi phí quản lý, chi phí bán hàng, chi phí chung cho sản xuất như phí bưu điện, phí ngân hàng, công tác phí, phí quảng cáo,…được theo dõi riêng bằng trường “Khoản mục”.
– Các khoản chi và các lý do tăng giảm các quỹ xí nghiệp như thưởng hoàn thành kế hoạch,
thưởng các ngày lễ, chi văn hoá thể thao cũng được theo dõi bằng trường “Khoản mục”.
– Các lý do tăng giảm tài sản cốđịnh như mua mới, thanh lý, đánh giá lại,… cũng được theo dõi bằng trường “Khoản mục”.
– Các hợp đồng, L/C,… được theo dõi bằng trường trường “Vụ việc”.